Vedtægt for kirkegårdssamarbejdet mellem
Haderslev Domsogn og Gl. Haderslev Sogn


I henhold til ”Lov om menighedsråd” § 42a indgås følgende aftale mellem Haderslev Domsogns menighedsråd og Gl. Haderslev Sogns menighedsråd om fælles drift af sognenes kirkegårde i
Haderslev Kommune.

§1

Deltagere i samarbejdet og ejerskab af kirkegårdene Haderslev Domsogns menighedsråd og Gl. Haderslev menighedsråd har besluttet at samarbejde
om fælles drift af de to sognes kirkegårde i overensstemmelse med nedenstående vedtægter.

De to menighedsråd har besluttet, at nedsætte en fælles kirkegårdsbestyrelse til at varetage det i ”Lov om menighedsråd” § 17, stk. 2 omtalte tilsyn, og fastsætter i nærværende vedtægt nærmere regler for bestyrelsens virksomhed og beføjelser.
Ejerskabet til kirkegårdene under de to sogne berøres ikke af denne vedtægt.

§2

Kirkegårdsbestyrelsen

Stk. 1 Sammensætning og valg af kirkegårdsbestyrelse

Kirkegårdsbestyrelsen består af tre medlemmer fra hvert sogns menighedsråd, hvor det ene medlem kan være en præst. Der vælges ligeledes fra hvert sogns menighedsråd to suppleanter.
Suppleanterne skal indkaldes, hvis et medlem får forfald til de konstituerende møder samt til møder hvor der foretages beslutning om budget og regnskab. Kirkegårdslederen deltager i møderne men har ikke stemmeret. Kirkegårdsbestyrelsen erstatter de nuværende kirkegårdsudvalg i menighedsrådene.

Funktionsperioden følger menighedsrådenes valgperiode. Det første konstituerende kirkegårdsbestyrelsesmøde afholdes snarest muligt efter et menighedsrådsvalg. Bestyrelsen konstituerer sig med formand fra det ene sogn og næstformand fra det andet sogn.

Kirkegårdslederen indkalder til det første møde, hvor formand og næstformand vælges blandt bestyrelsens medlemmer. Der udpeges en sekretær for hele valgperioden -det kan være kirkegårdslederen.

Personalet på hver af de to sognes kirkegårde, vælger i henhold til § 3 i ”Lov om menighedsråd”, en medarbejderrepræsentant til deltagelse i bestyrelsesmøderne.

Stk. 2 Ansvar og beføjelser

Kirkegårdsbestyrelsen er til enhver tid underlagt de to sognes menighedsråd.

Kirkegårdsbestyrelsen er ansvarlig for kirkegårdenes samlede drift og vedligeholdelse i henhold til denne vedtægt samt i henhold til de to menighedsråds vedtagne regler for vedligeholdelse.

Bestyrelsen kan føre forhandlinger med andre kirkegårde om optagelse i samarbejdet, men endelig afgørelse herom træffes af de deltagende sognes menighedsråd i enighed.

Bestyrelsen ansætter kirkegårdslederen, der til bestyrelsen indstiller ansættelse af en kirkegårdsassistent for hvert af de to sogne, der har ansvar for den daglige, lokale drift.

Bestyrelsen sørger for, at kirkegårdsforvaltningen til enhver tid har passende kontor-og kundebetjeningsforhold.

Stk. 3 Daglig ledelse


Kirkegårdslederen har ansvaret for kirkegårdenes daglige drift. Driften varetages af kirkegårdslederen og kirkegårdsassistenterne så vidt muligt i enighed, dog har kirkegårdslederen den endelige afgørelse i tvivlsspørgsmål.

Kirkegårdslederen er personalechef.

Evt. klager over kirkegårdens drift, der ikke kan afgøres administrativt af kirkegårdslederen, skal rettes til kirkegårdsbestyrelsen.

Stk. 4 Forretningsorden

Kirkegårdsbestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden, som vedtages i enighed. Denne gælder indtil ændringer foretages, i fuld enighed i bestyrelsen.

Stk 5 Kirkegårdsbestyrelsens møder og beslutningsprocedurer

Bestyrelsens møder er ikke offentlige. Referat fra møderne tilgår de respektive menighedsråd.

Kirkegårdsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede og begge sogne er repræsenteret.

Kirkegårdsbestyrelsens beslutninger kan kun træffes på møder og på det årlige kirkegårdssyn, med evt. deltagelse af kirkeværger fra de to sogne. Beslutninger træffes i henhold til ovennævnte procedure herom. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke afgive stemme ved fuldmagt, men alene ved
deltagelse i bestyrelsesmøderne.

Stk. 6 Nedsættelse af udvalg

Kirkegårdsbestyrelsen kan, efter behov, nedsætte faglige udvalg til udførelse af diverse opgaver.

Stk. 7 Tegningsret

Formanden for kirkegårdsbestyrelsen fra det ene sogn og næstformanden   for kirkegårdsbestyrelsen fra det andet sogn har tegningsretten.

Et bestyrelsesmedlem kan ikke på egen hånd disponere på bestyrelsens vegne uden særlig bemyndigelse fra den øvrige bestyrelse.

§3

Budget og regnskab

Kirkegårdsbestyrelsen er ansvarlig for kirkegårdenes samlede økonomi.

Kirkegårdslederen har det daglige ansvar i henhold til kirkegårdslederens regulativ. Bestyrelsen kan tegne en kautionsforsikring for kirkegårdslederen.

Budget og regnskab udarbejdes af kirkegårdslederen i samarbejde med kirkegårdsassistenterne og godkendes af kirkegårdsbestyrelsen. Herefter forelægges budget og regnskab de to menighedsråd til godkendelse og indarbejdelse i de enkelte kirkekassers budget og regnskab med en andel, der udregnes efter en på forhånd aftalt fordelingsnøgle. Evt. overskud eller underskud, fordeles efter samme fordelingsnøgle.

I forbindelse med det årlige budget-og regnskabsmøde udarbejdes, af kirkegårdslederen, en beretning for kirkegårdenes drift og øvrige aktiviteter i det forgangne regnskabsår.

Et eksemplar af beretningen sendes til formændene for de to menighedsråd, provstiudvalget og personalet ved kirkegårdene, senest en måned forud for provstiudvalgets foreløbige budgetsamråd.

§4


Tilsyn

Provstiudvalget fører tilsyn med samarbejdet mellem de to sognes kirkegårde.

§5

Ændringer

Ændringer af denne vedtægt kan ske efter indstilling fra kirkegårdsbestyrelsen eller fra et af de i samarbejdet deltagende menighedsråd. Vedtægtsændringer kræver tilslutning fra hvert af de
deltagende menighedsråd.

§6

Tvister

Enhver tvist om denne vedtægts forståelse, fortolkning, efterlevelse eller udfyldning, eller om forholdet mellem kirkegårdsbestyrelsen og et medlem, eller medlemmer indbyrdes, indbringes for provstiudvalget, hvis afgørelse kan indbringes for stiftsøvrigheden til endelig afgørelse.

§7

Ophævelse af samarbejdet
Samarbejdsaftalen genforhandles hvert fjerde. år og kan opsiges med ni måneders varsel af de berørte parter til udgangen af et regnskabsår.

§8

Offentliggørelse
Vedtægten er offentliggjort på Kirkeministeriets hjemmeside www.km.dk, jf. LBK 9 af 3. januar 2007, § 42a, og på de to sognes hjemmesider, hvorfra den kan downloades. Herudover kan vedtægten rekvireres fra kirkekontorerne.

Disse vedtægter attesteres herved at være fremlagt for de respektive menighedsråd og godkendt.

For Haderslev Domsogns menighedsråd den / -2009
__________________________________________________
Formand
For Gl. Haderslev Sogns menighedsråd den / -2009
__________________________________________________
Formand